中华人民共和国行业标准
1995-06-12 国家档案局批准
1995-10-01实施
1 主题内容与适用范围
1.1 本标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。
1.2 本标准适用于综合性档案馆,档案室亦可参照执行。
2 全宗指南的编制原则
编制全宗指南应客观、准确、真实,语言简练、文字表达清楚。
3 全宗指南的结构
全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。由封页、正文、备注三部分组成。其结构形成如下:
封页
正文
a.全宗构成者沿革
b.全宗内档案情况简介
c.全宗内档案内容与成分介绍
备注
4 封页项目
封页项目包括:全宗指南名称、时间、全宗号。
4.1 全宗指南名称
4.1.1全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通过简称)加“全宗指南”构成。例:北京市计划委员会全宗指南。
4.1.2中华人民国成立前形成的档案在全宗指南名称的书写上应加限定词。
例:1.国民政府教育部全宗指南
2.民国重庆市民政局全宗指南
3.国民政府(汪、伪)外交部全宗指南
4.礼部(清)全宗指南
4.1.3中华人民共和国成立前的个人的全宗,在人名后用圆括号注明所属年代。
例:1.端方(清)全宗指南
2.蒋中正(民国)全宗指南
3.冯玉祥(民国)全宗指南
4.2 时间
全宗内档案文件的起止年代,一般采用公元纪年表示,必要时可使用朝年或其他特殊纪年方式表示,亦可以其一为主,另一为辅发,为辅者加圆括号书于为主者下方。
例:1.1928-1948
(民国十七-三十年)
2.光绪三十二年-宣统三年
(1906-1911)
4.3 全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
5 全宗构成者沿革简介
全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。
5.1 全宗构成者的名称
5.1.1全宗构成者的名称按全称书写,通用简称书写在全称后面的圆括号内。
例:中共中央纪律检查委员会(中纪委)
5.1.2全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。
5.2 时间
全宗构成者沿革应结合时间撰写,和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。
a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。
b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。
c.全宗构成者上级主管机关变更时间。
d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。
5.3 主要职能
5.3.1全宗构成者的性质特征
5.3.2全宗构成者的职权范围
5.3.3全宗构成者的主要工作与任务
5.4 隶属关系
5.4.1全宗构成者和其上级主观机关的组织关系、业务关系。
5.4.2全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
5.4.3全宗构成者上级主管机关如有变更,应反映在全宗构成者沿革中。
5.5 全宗构成者负责人名录
全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
5.6 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。
5.6.11全宗构成者内部一级机构的名称。
5.6.2全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。
5.6.3全宗构成者内部一级机构的主要职能。
5.6.4全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
5.7 其它
5.7.1涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。
5.7.2全宗构成者改组和撤消的原因。
5.8 个人全宗
个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
6 全宗内档案情况简介
6.1 档案的数量及保管期限
6.2 档案的完整程度
6.3 档案的利用价值及鉴定情况
6.4 检索工具的配置情况
6.5 档案的整理情况
7 全宗内档案内容与成分介绍
7.1 档案内容与成分介绍的方式
以文章叙述的形式,按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。
7.1.1按组织机构介绍:以组织结构分类的档案全宗,按机构设类目分别介绍。
7.1.2按问题介绍:以问题分类的档案全宗,按档案内容所反映的问题设类目介绍。
7.1.3以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。
7.2 档案内容与乘法介绍一般方法。
7.2.1档案内容与成服介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括:
a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。
c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。
d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。
7.2.2需要专门说明的档案按下列方法介绍:
a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。
b.列出该档案文件的检索要素。
c.对其档案文件内容单独介绍。
7.2.3一般性文件介绍不使用引文,特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则:
a.引文有助于阐述文件的内容实质。
b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
7.2.4和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。
7.2.5控制使用的档案在内容介绍上应从简,并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。
7.2.6档案内容涉及国家机密应另册介绍,一般只列题名,不做详细介绍,并在封页上注明密级或使用范围。
7.3 人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况撰写,介绍内容包括:
a.个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录。
b.来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件。
c.财产状况与经济活动的材料。
d.家庭亲属与主要社会关系的材料。
e.图片、照片、录音、录象材料。
8 备注部分
8.1 本全宗指南的编制情况
8.2 有关全宗内档案的补充说明。
8.2.1全宗指南中需加解释的名词、事件及问题。
8.2.2全宗指南编制后,全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
8.2.3其它有关问题的说明。 |