为适应无锡市信息化工程建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《无锡市档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)和《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局2003年第6号令)、《无锡市电子文件归档与管理试行办法》，结合我市的实际情况，制定本规范。
1．电子文件的收集与积累
1.1 收集范围
本单位各项活动中产生的、具有查考价值的、包括文书和业务工作在内的电子文件，包括相关的支持软件和数据等，具体有以下三种来源：
1.1.1电子政务网上流转的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件。
1.1.2非网上流转的文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体文件，采取相应技术手段转换成的电子文件。
1.1.3其他门类的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。
1.2 收集要求
1.2.1各单位要保留电子文件流转过程中的各种痕迹，包括重要的修改、领导审阅签署的重要意见、电子签名等。应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
1.2.2收集电子文件时，应在《电子文件登记表》（附件2）中注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境。电子文件原则上应转换成通用格式，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
1.2.3计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集归档。
1.2.4对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
1.2.5电子文件在形成、接收时就要制作备份。对已经办理完结的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份，存储于能够脱机保存的载体上。
1.3 收集办法
1.3.1电子政务网直接产生的电子公文通过无锡市电子公文流转系统（OA系统）进行收集。
1.3.2非网上流转的纸质及其他载体文件通过扫描等技术手段转化为电子文件。
1.3.3其他门类的电子文件做到“谁办理，谁收集”。
1.4 电子文件的登记
1.4.1每份电子文件均应在《电子文件登记表》(附件2)中登记，并打印出纸质备份。
1.4.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。
1.4.3电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
1.4.4电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。
2．电子文件的归档
2.1 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
2.2 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。归档电子文件的档号按文件级目录数据库结构（附件1）的规定编制。
2.3 电子文件由本单位的档案部门集中管理，电子文件形成（办理）部门或文书处理部门应定期将电子文件向本单位档案部门归档。
2.4 电子文件归档前应确定密级和保管期限，并由文件形成（办理）部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(附件3)。各单位信息管理技术人员对具体检验工作应给予技术支持，电子文件真实性、完整性和有效性检验的具体要求如下：
2.4.1文件真实性检验：检验电子文件的内容、结构和其他信息(如修改、签署意见等)经过处理后是否与原始状况一致。
2.4.2文件完整性检验：检验电子文件的内容是否有缺损，页数是否一致。
2.4.3文件有效性检验：检验电子文件是否具备可利用性、数据的可识别性等，即文件是否能阅读，是否能进行处理。
2.5 电子文件形成（办理）部门或文书处理部门按照以下方法将电子文件向本单位档案部门归档：
2.5.1电子文件可以实时归档，也可以按纸质文件的规定完成归档。
2.5.2电子文件按照年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限等分类方案进行分类归档。
2.5.3电子文件的著录参照文件级目录数据库结构（附件1）进行，并按DA/T22规定的格式打印出来。
2.5.4归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
2.5.5对需要永久、长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
2.5.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》(附件2)。
2.5.7将已归档的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
2.5.8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
2.5.9存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、密级、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
2.6 电子文件在向本单位档案部门归档时，交接双方均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：
——载体有无划痕，是否清洁；
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件3）的相应栏目。
各单位档案部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回重新制作，并再次对其进行检验。档案部门验收合格，由交接双方完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式二份，交接双方各存一份。
3．归档电子文件的移交进馆
各进馆单位按规定向档案馆移交所有归档的永久、长期保管期限的各类电子文件，在移交可脱机保管载体一套的同时，与其相对应的纸质文件一起移交进馆。如果进馆单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。具体进馆时间、手续、方法由档案馆另行通知。
4．归档电子文件的保管措施
4.1 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
4.1.1归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
4.1.2单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
4.1.3存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4.1.4环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
4.2 各单位档案部门和档案馆每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体擦除后可以重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
4.3 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
4.4 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
4.5 定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（附件4）。
5．归档电子文件的迁移
5.1 随着系统设备更新、系统扩充、应用软件升级或改变，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(附件5)。
5.2 迁移之前必须做数据备份。
5.3 保证数据在迁移前后的一致性。
6．归档电子文件的利用
6.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制归档电子文件。
6.2 利用时应使用拷贝件。
6.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
6.4 各单位档案部门和档案馆应对归档电子文件设置利用权限，利用者对归档电子文件的利用应在权限规定范围之内。
7．归档电子文件的鉴定销毁
7.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
7.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁；不属于保密范围的归档电子文件可直接删除。
8．归档电子文件的统计、分析
8.1 各单位档案部门和档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁等情况进行统计。
8.2 档案管理软件应能提供对归档电子文件的数据分析和利用情况分析。
9．电子文件的真实性、完整性和有效性保证
9.1 各单位应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
9.1.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
9.1.2设置符合安全要求的操作日志。
9.1.3对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。
9.1.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
9.2 各单位应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，由档案部门和信息管理部门加强对各岗位文件形成人员的业务指导，从电子文件形成、接收开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范，具有完整性。
9.2.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者。
9.2.2登记处理过程中的各类操作者。
9.2.3登记处理过程中产生的责任凭证信息。
9.2.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
9.2.5采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
9.3 各单位应建立由信息管理部门负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。使用数据处理能力强、安全性能高的数据库管理系统来管理电子文件及目录、全文数据。各单位档案部门应配备满足存贮要求的计算机或服务器，并联入电子政务内网。
9.3.1根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。
9.3.2办公自动化软件系统及档案管理软件系统应能提供严格的操作权限管理。能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制。
9.3.3对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。
9.3.4各单位信息管理部门应配合本单位档案部门定期对备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况适时对电子文件进行迁移作业。
9.4 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
10．电子文件归档与管理的相关技术要求
10.1 电子文件管理设备要求
10.1.1硬件配置：英特尔奔腾Ⅲ以上级别中央处理器的PC机(内存要求在256MB以上，硬盘要求在80GB以上)，扫描仪，光盘刻录机。
10.1.2软件配置：微软公司Windows2000以上级别的操作系统，Internet Explorer 6.0以上版本的浏览器，符合省统一标准的电子文件归档管理系统。
10.2 电子文件的通用格式
10.2.1文字型电子文件：XML、RTF、TXT。
10.2.2图像电子文件：JPEG、TIFF。
10.2.3音频电子文件：WAV、MP3。
10.2.4影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。
10.2.5用以全文检索的文件类型是：TXT。
10.3 电子文件管理使用的扫描仪应满足以下技术指标：
10.3.1光学分辨率：1200×2400 dpi以上。
10.3.2色彩位数：42 位以上。
10.3.3最大幅面：A4 以上。
10.4 正式文件扫描成电子文件的要求
10.4.1图像色彩：一般选择256色。
10.4.2图像分辨率：一般为300 dpi。
10.4.3其他文件的扫描遵循“清晰、准确还原纸质文件”的原则。
附件1：文件级目录数据库结构
附件2：电子文件登记表
附件3：归档电子文件移交、接收检验登记表
附件4：归档电子文件管理登记表
附件5：归档电子文件迁移登记表
附件1：
文件级目录数据库结构
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顺序号
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著录项目
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字段名
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允许空
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1
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分类号
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FLH
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是
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2
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档案馆代号
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DAGDH
|
是
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3
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组织机构代号
|
ZZJGDH
|
否
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4
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档号
|
DH
|
否
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|
5
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电子文档号
|
DZWDH
|
是
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6
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缩微号
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SWH
|
是
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7
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题名
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TM
|
否
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8
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文件编号或文号
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WH
|
是
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9
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责任者
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ZRZ
|
否
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10
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稿本
|
GB
|
是
|
|
11
|
文种
|
WZ
|
是
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12
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密级
|
MJ
|
是
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|
13
|
保管期限
|
BGQX
|
否
|
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14
|
时间或成文日期
|
CWRQ
|
是
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|
15
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载体规格
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ZTGG
|
是
|
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16
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载体类型
|
ZTLX
|
是
|
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17
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载体数量
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ZTSL
|
是
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18
|
载体单位
|
ZTDW
|
是
|
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19
|
主题词或关键词
|
ZTC
|
是
|
|
20
|
全文标识
|
QWBS
|
是
|
|
21
|
主办部门
|
ZBBM
|
是
|
|
22
|
协办部门
|
XBBM
|
是
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23
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附注或备注
|
BZ
|
是
|
说明：
（1）分类号
依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。
（2）档案馆代号
用规定的数字表示。
（3）组织机构代码
用规定的字符表示。由八位数字(或大写拉丁字母)本体代码和一位数字(或大写拉丁字母)校验码组成。代码的表示形式为：
（4）档号
由全宗号、年度、保管期限代号(或目录号)、机构(问题)代号(或案卷号)、件号(或页号)五部分组成。其格式为：“全宗号—年度—保管期限代号—机构(问题)代号—件号”，即“XXXX—XXXX—XXX—XXXX—XXXX”。对已经装订成卷的档案，应该采用：“全宗号—年度—目录号—案卷号—页号”格式。
全宗号是档案馆给各立档单位的一组字符代码。
年度指归档文件形成的公元纪年。
保管期限代号是文件保管期限的数字代码：若立卷，表示目录号
机构(问题)代号根据《归档文件整理规则》5．2进行设置，是文件归档最低一级的分类代号；若立卷，表示案卷号。企业、事业单位的文书档案的分类，可在此四位范围内自行定义。
件号是在归档文件分类方案的最低一级类目内，文件的排列顺序号；若立卷，应该著录页号。
全宗号、年度、保管期限代号、机构(问题)代号、件号按实际位数著录，不够规定长度时，前面用“0”填充。
例l“0304199900300000034”，全宗号是304，年度是1999，保管期限代号是3，机构(问题)代号是0000，件号是34。
例2“0204200000103230007”，全宗号是204，年度是2000，目录号是1，案卷323，页号是7。
（5）电子文档号
用规定的字母和数字表示。
（6）缩微号
由盘号和画幅号组成。其格式为：盘号—画幅号，即XXXXX—XXXX。盘号、画幅号位数不足的，用“0”填充。
（7）题名
用汉字等表示。
（8）文件编号或文号
一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。其格式为“机关代字[年度]顺序号”其中“[]”是半角字符。
顺序号由四位数字表示，不足规定长度的，前面用“0”填充。
例如，“苏档[2001]0014号”，是江苏省档案局2001年发的第14号文。
（9）责任者
用汉字表示。责任者有多个时，著录列居首位责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用[等]表示，各责任者之间用分号分隔，如作者没有，输入“不详”。
（10）稿本
用汉字表示。稿本项依实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等
（11）文种
用汉字表示。文种项依实际情况著录。如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。
（12）密级
用数字表示。按GB 7156—87文献保密等级代码规定(见下表)。“密级”在计算机内以“数字代码”存储，而给用户的提示应使用“汉字代码”。文件无密级时不著录。
文献保密等级代码
|
数字代码
|
汉语拼音代码
|
汉字代码
|
名称
|
|
0
1
2
3
4
5
|
GK
GN
NB
MM
JM
UM
|
公开
国内
内部
秘密
机密
绝密
|
公开级
国内级
内部级
秘密级
机密级
绝密级
|
（13）保管期限
保管期限是对档案划定的留存年限。根据GB32/505—2002的规定，保管期限为永久、长期、短期的，其对应的数字代码分别为l、2、3。保管期限以“数字代码”存储，而给用户的提示应使用“汉字代码”。
（14）时间或成文日期
成文日期是文件形成的日期。依据GB／T 7408—94中5.2规定，其基本格式为CCYYMMDD，并一律用8位阿拉伯数字表示，其中[CCYY]表示一个日历年，[MM]表示日历年内日历月的顺序数，[DD]表示日历月中日历日的顺序数(GB／T 7408—94中5.2)。时间不详时用数字“0”表示。
例1：19980000，即：表示年度为1998年，月、日不详。
例2：00000728，即：表示年度不详，月、日为7月28日。
对时间项的著录，不允许出现无效的日期值。例如：19980229、19991301、2000113l、2001928等，均为无效日期。
（15）载体规格
据实著录。如：16开、A4、105mm×148mm、3.5英寸等。
（16）载体类型
用汉字表示。按甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、照片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案可以不予著录，其它载体类型据实著录。
（17）载体数量
用阿拉伯数字表示。
（18）载体单位
用汉字表示。如“页”、“张”、“卷”、“册”、“盒”、“盘”、“片”、“米”等。
（19）主题词或关键词
主题词参照《中国档案主题词表》、《文献主题标引规则》及本专业、本单位的规范化词表进行标引，各词之间用空格隔开。
（20）全文标识
全文标识是描述机读的电子档案全文位置及文件名、文件类型的一组字符串。全文标识包括电子文件的路径、名称和类型三个部分。例“G：＼Documents and Setting＼Administrator＼桌面＼江苏省档案目录数据库结构及数据交换格式．doc”。其中，“G：＼Documents and Setting＼Administrator＼桌面＼”为路径，“江苏省档案目录数据库结构及数据交换格式”为文件名，“．doc”为类型。
（21）主办部门
主办部门是对该文件在处理时主要办理部门名称。
（22）协办部门
协办部门是对该文件在处理时协助主办部门办理文件的部门名称。协办部门有多个时，用逗号(“，”)分隔。
（23）附注或备注
备注指对文件内容的补充解释与说明，用汉字表示。
附件2：
电子文件登记表
类别代码： 第 页共 页
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序号
|
文 书
登记号
|
文件标题
|
稿本代码
|
档 号
|
备 注
（存储格式及软、硬件环境）
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填表人： 填表日期： 审核人： 审核日期：
附件3：
归档电子文件移交、接收检验登记表
移交单位： 经办人： 接收单位： 经办人：
|
档号或文书登记号
|
载体检验
|
病毒检验
|
真实性
检 验
|
完整性
检 验
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有效性
检 验
|
技术方法及相关软件说明、资料检验
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移交日期： 审核人： 审核日期：
附件4
归档电子文件管理登记表
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序号
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操作日期
|
操作人
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设备检验
|
载体检验
|
兼容性
检 验
|
读取检验
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转存
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填表人： 填表日期： 审核人： 审核日期：
附件5：
归档电子文件迁移登记表
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源系统
情况
|
硬件平台：
软件平台：
应用软件：
数据库管理系统：
存储载体：
|
|
目标系统
情况
|
硬件平台：
软件平台：
应用软件：
数据库管理系统：
存储载体：
|
|
被迁移
归档电
子文件
情况
|
被迁移归档电子文件的档号范围：
记录数： 字节数：
操作者： 迁移时间：
|
填表人： 填表日期： 审核人： 审核日期：
|
